VV Voorsterslag. Verdraaid snel, heel anders! Het vervolg…

Voor dit artikel zijn twee leden van de voormalige bestuursgroep van Volleybalvereniging Voorsterslag geïnterviewd. Namelijk Lisanne Hein, die nu in het activiteitenteam zit en Dineke Spoelstra, die onderdeel uitmaakt van het team sponsorzaken. Verder is Arjan Jansen, verenigingsadviseur die vanuit SportService Zwolle vv Voorsterslag heeft begeleid, bevraagd.

Wat ging er aan vooraf?
Arjan vertelt dat toen in oktober 2019 de toenmalige voorzitter van vv Voorsterslag, Martin Post, hem belde met de vraag om ondersteuning, hij niet verrast was. Er was al vaker gesproken over de uitdagingen waar de vereniging voor stond. Martin had een podcast beluisterd, waarin Martijn Mellema namens SportService Zwolle, in gesprek ging over bestuurlijke vernieuwing met Ferenc van Damme. Hij had de podcast met veel interesse beluisterd en wilde weten of deze vernieuwing ook toegepast kon worden bij vv Voorsterslag.

Er volgde een gesprek met het voltallige bestuur, destijds bestaande uit nog maar drie personen. Een grotere groep leden werd betrokken, de zogenoemde ‘denkers’. Zij werden meegenomen in het verhaal en vervolgens werd gekeken wat er zou ontstaan. Nou, er gebeurde van alles. Veel vragen, veel energie, veel enthousiasme om aan de slag te gaan. Maar dan moest er ook echt ‘verdraaid snel, heel anders’ worden gehandeld. Te beginnen bij het voorbereiden van de Algemene Leden Vergadering (ALV). Veel meer mensen moesten kennis nemen van de problemen waarin de vereniging verkeerde, meer mensen moesten de urgentie voelen dat het ‘5 voor 12’ was voor de vereniging.

De voorbereiding van de ALV en de communicatie naar de leden toe werd anders aangepakt. Bestuursleden en betrokken leden gingen de zeepkist op. Ze gingen naar teams die aan het trainen waren, toe. Vertelden over de situatie waarin er, als er niks veranderde, binnenkort geen vereniging meer zou zijn. Er werd veel en volgens een plan gecommuniceerd. Volgens de ‘oude methode’ (mail en website), maar ook via nieuwere communicatiekanalen zoals Twitter, Facebook, Instagram en er werd een filmpje opgenomen. Met als belangrijkste communicatiemiddel, de persoonlijke benadering.

Ook de opzet van de ALV was anders. Niet de standaard opstelling met een aantal tafels op een rij, waar het bestuur zit, dat de vergadering leidt, met daar tegenover de betrokken leden (meestal rond de 30) die vooral luisteren en kritische vragen stellen. Nee, deze keer werden de leden aan het werk gezet. De zaal werd ingericht met statafels, maar ook de situatie waarin de vereniging verkeerde werd zichtbaar gemaakt. Met een tafel met stoelen, waarbij er drie van de zeven stoelen bezet waren. Wat symbool stond voor de 4 bestuursleden die ontbraken.

Toen er vervolgens op een maandagavond in januari 2020 ruim 200 leden, van de ruim 350 leden, kwamen opdagen, was iedereen verrast. Maar ook heel blij met de energie, de vragen en de ideeën die werden aangereikt. Na kort een aantal statutaire verplichte onderwerpen te hebben behandeld, werd de crisissituatie waarin de vereniging verkeerde (en dat het bestuur zo niet verder wilde) ingeleid. Waarna er in groepjes, aan statafels werd gediscussieerd, ideeën werden opgehaald en er vooral veel betrokkenheid was te zien.

Na de ALV begon het vervolgens pas echt. De groep van ruim 200 leden dunde al snel uit naar 35 om vervolgens te veranderen in een stabiele werkgroep van zo’n 14 leden. De werkgroep ‘verdraaid snel, heel anders’.

Klik hier voor het filmpje dat is gemaakt van het proces richting de ALV.

Die ALV was ook het moment dat Lisanne en Dineke betrokken raakten. Hoe hebben zij dit proces ervaren?
Lisanne en Dineke spelen allebei relatief kort bij vv Voorsterslag in het 1e. Ze voelden zich aangesproken door de oproep, wilden de vereniging niet ten onder laten gaan en waren daarom aanwezig op de ALV. Als je Dineke op voorhand had verteld dat ze onderdeel uit zou maken van een werkgroep, dan was ze afgehaakt. Maar ze wilde wat betekenen voor haar club, net als Lisanne. Lisanne heeft al eerder in commissies van een vereniging gezeten en haar ervaring is dat het niet veel tijd hoeft te kosten. Je doet het met elkaar. Lisanne en Dineke wilden wat voor de vereniging betekenen, in eerste instantie met de gedachte dit te doen vanuit hun beider expertise: ‘pedagogische ondersteuning’.

Lisanne en Dineke geloven in de visie bestuurlijke vernieuwing voor vv Voorsterslag. Het moest ècht anders. De ALV was een noodkreet, op de oude voet verder betekende het einde van de vereniging. Toch was niet iedereen direct enthousiast. Je moet toch de controle en regie los durven laten. De werkgroep is, geïnspireerd door bestuurlijke vernieuwing, aan het werk gegaan. Zo gaat het niet langer, maar hoe dan wel? Dit was een zoektocht die de werkgroep met elkaar en onder begeleiding van Arjan, is aangegaan.

Wat heeft deze zoektocht opgeleverd?
De werkgroep is tot een plan gekomen. Een flexibele organisatie, waar de verantwoordelijkheden bij de leden, laag in de organisatie liggen, met een faciliterend bestuur. En heel belangrijk, je doet het samen. Streven is dat leden zich verantwoordelijk voelen en de vrijheid voelen om initiatief te nemen. De vereniging is van de leden en wordt gerund door de leden. Dromers, denkers, doeners, voor iedereen is er wel een rol of taak binnen de vereniging.

De werkgroep verdraaid snel, heel anders, die de nieuwe organisatie heeft vormgegeven, is onlangs opgeheven. Dit was een spannend moment. Nu moest de nieuwe organisatiestructuur het over gaan nemen en in de praktijk toegepast worden. Deze nieuwe organisatie bestaat uit een bestuursteam, met voorzitter, penningmeester en secretaris en nog vier andere bestuursleden. Het is immers nog steeds een vereniging.

Daarnaast kent de vereniging verschillende zelfsturende teams. Er zijn vaste teams, die nodig zijn voor de kerntaak volleyballen. Denk aan een technische commissie. Andere teams komen voort uit een behoefte van de leden. Deze teams worden opgeheven op het moment dat er geen animo is. Bijvoorbeeld het activiteitenteam. Bij nieuwe initiatieven wordt, wanneer dit nodig is, een nieuw team opgericht. Ook nieuw is dat het bestuur een team wordt genoemd, het bestuursteam. Dit team vormt de kern van de vereniging. Niet boven de teams in een hiërarchische houding, maar midden in de vereniging in een faciliterende rol.

Deze zelfsturende teams krijgen veel vrijheid om initiatief te nemen, leden zijn niet voor langere tijd aan een functie verbonden en je kunt uitstappen. Dit spreekt Lisanne en Dineke aan. Beide zijn op dit moment betrokken bij een zelfsturend team.

Hoe werkt dit in de praktijk?
De zelfstuderende teams werken aan verschillende onderwerpen. Dit doen zij binnen de opgestelde kaders. Het bestuursteam is eindverantwoordelijk, beheert de koers van de vereniging en ondersteunt en faciliteert de teams.

De verschillende teams zijn operationeel. Zo heeft het activiteitenteam initiatief genomen om alle leden een presentje te brengen. Het team heeft hiervoor contact gezocht met lokale partijen. Dit is op initiatief van het team en gefaciliteerd door het bestuur. Het team sponsorzaken is bezig met nieuwe sponsoren en teamtenues.

Hoe het echt werkt in de praktijk, moet de tijd gaan uitwijzen. Vanwege COVID19 wordt er op dit moment niet gevolleybald. Het proces wordt vertraagd en brengt uitdagingen met zich mee. Zo is er weinig contact tussen en met leden. Er is weinig binding en verbinding. Dat is wel nodig om de visie in de praktijk te realiseren.

Deze nieuwe koers is een verandertraject. Binnen een grote vereniging zie je dat veel mensen een afwachtende houding hebben. Eerst maar eens kijken of er iemand opstaat, voordat je zelf initiatief neemt. Het heeft tijd, veel herhalen, persoonlijk contact en goede voorbeelden nodig. Leden moeten het gaan snappen. De kracht van vv Voorsterslag is ‘ons kent ons’. Na de wedstrijd met elkaar in gesprek en mensen enthousiasmeren. Het bestuursteam en de andere teams hebben vertrouwen in de nieuwe aanpak en werkwijze.

En daarbij, de organisatie is niet in beton gegoten. Er is onlangs gekeken naar hoe de onderlinge samenwerking en communicatie tussen de teams verbeterd kan worden. En zo werkt de vereniging aan het verder optimaliseren van de organisatie. Op basis van de ontwikkelingen in de maatschappij en nog belangrijker, de behoeftes van de leden.

Klik hier voor een filmpje gemaakt door vv Voorsterslag over wat er komt kijken om te kunnen volleyballen.